Cualquier empresa que disponga de un almacén donde guardar su mercancía necesita realizar inventarios con una cierta periodicidad.
Este es un proceso imprescindible para tener el control de la entrada, salida y stock o almacenamiento de las existencias que suministran a sus consumidores.
Una gestión eficaz incide de manera directa en el buen desarrollo comercial de la empresa y en sus ganancias.
Por el contrario, una mala gestión afecta a la cadena de suministros y en última instancia a las ventas.
Esta circunstancia aumenta los costes, el género puede caducar y los tiempos de entrega se alargan, con el consiguiente descontento de los clientes.
Si esta situación se va de las manos puede terminar haciendo fracasar al negocio.
De ahí que llevar un control óptimo del almacén debe ser un proceso tan prioritario para un negocio como cualquier otro.
Sin embargo se siguen cometiendo fallos en los inventarios.
En la mayoría de los casos estos se deben a que muchas empresas siguen contando con herramientas y con procesos obsoletos y del todo ineficaces.
¿Cuáles son los fallos más frecuentes que repercuten en los inventarios?
Todavía son bastantes las PYMES que siguen teniendo problemas a la hora de inventariar sus existencias, porque siguen entendiendo el almacén como un lugar donde guardar la mercancía.
Por este motivo, no se atiende a la necesaria implementación de nuevas tecnologías, como la utilización de software que simplifiquen los procesos y no den cabida al fallo humano, ni a la formación de los empleados, a la organización de las tareas y a la comunicación interna, entre otras cuestiones.
Estos son los fallos más frecuentes que se siguen cometiendo y que repercuten de manera negativa en los inventarios:
La distribución de la mercancía
Un almacén desordenado, donde la mercancía se coloque sin ningún criterio y en el primer hueco que haya, y donde la gestión esté en manos de varias personas sin que se siga un procedimiento común afecta a las siguientes variables:
El control o stock de las existencias, pudiendo la empresa quedarse sin stock de algunos de sus productos.
El incremento de los costes, tanto en lo que respecta a la gestión como a las existencias almacenadas.
Pérdida de la calidad en los productos que necesitaran un tratamiento especial, un espacio o una temperatura adecuada.
Las previsiones de venta que pudiera tener la empresa se verían afectadas.
Se alargan los plazos de entrega a los proveedores o a los clientes.
La calidad del servicio que se ofrece a los clientes se ve mermada y la imagen de la empresa puede quedar muy dañada.
La unificación de los procesos y la relación entre las distintas partes implicadas
Si las personas encargadas de la gestión del almacén no siguen unas mismas normas en todos los procesos el caos se apoderará del almacén.
Además, la comunicación y la información entre ellos y hacia los demás departamentos deber ser buena, fluida y a tiempo real.
Se evitan así que se dupliquen las tareas o que se tomen decisiones incorrectas y la empresa pueda quedarse sin stock, se le caduque la mercancía o tengan un excedente de productos, entre otras cuestiones.
El picking o preparación de los pedidos
El picking o preparación de pedidos hace referencia a la recopilación y manipulación de cargas unitarias que pueden estar ubicadas en distintas localizaciones del almacén para configurar el pedido del cliente.
Esto tiene que ver con los desplazamientos que tienen que realizar los operarios del almacén hacia los distintos lugares donde se encuentren las unidades de los productos que conforman el pedido.
Un mal sistema de proyección del almacén supone un incremento de los costes derivados de la manipulación de los productos a la hora de la preparación de los pedidos.
La gestión de stock y el inventario
Para saber en todo momento cuánta cantidad hay que pedir, de qué producto o referencia y cuándo es el momento de hacerlo es primordial que los inventarios sean lo más exactos posible, es decir, que exista una eficiente gestión de inventario.
Para una empresa la gestión de stock debe ir encaminada a la consecución de unos niveles de stock correctos.
Y esto tiene mucho que ver con el perfecto funcionamiento del almacén y con la óptima organización de la mercancía.
¿Cuáles son los principios de la gestión de inventarios?
Con la gestión de los stocks las empresas buscan reducir los costes de almacenamiento, pero también los que tienen que ver con las existencias en si, como los stock de seguridad, los de recuperación, los de material en tránsito, los de especulación o protección o los óptimos.
Todos estos controles permiten a las empresas hacer previsiones de compra y de venta, que entre otras cosas evitan así quedarse sin stock, con el consiguiente problema que esto conlleva en el servicio al cliente.
Por este motivo conseguir que los inventarios cuadren lo más posible es de vital importancia para las empresas.
La gestión de los stocks tiene varias finalidades. Destacaremos estas dos:
Adecuar el nivel de stock a la demanda
Las previsiones de la demanda son el factor a partir del cual calcular el stock en el almacén. Hay que tener en cuenta que el inventario no será el mismo para productos que se venden todo el año que para productos estacionales.
Reducir los costes de almacenamiento
El principal objetivo del almacenamiento es conseguir reducir el inventario sin que repercuta en el proceso de servicio.
El proceso de servicio hace referencia a la eficaz localización de un artículo en el almacén, su empaquetado y su envío para que llegue al cliente final en el menor tiempo posible y en las mejores condiciones.
Logrando un equilibrio de todo este proceso la empresa minimiza los costes de almacenamiento.
Existen soluciones encaminadas a mejorar la efectividad del almacén, como la automatización de los procesos, la organización de la mercancía o la mejora en la preparación de los pedidos.
¿Qué son los sistemas de control de inventarios?
Un sistema de inventario es aquel que permite a una empresa conocer la cantidad de stock que tiene, planificar y controlar dicho stock, considerar cuándo tiene que proveerse y hacer concordar las existencias físicas reales con las registradas.
Existen diferentes tipos de sistema de control de inventarios dependiendo de la naturaleza de la mercancía, del proceso logístico o de la funcionalidad.
Para organizar las entradas y las salidas y poder así conocer el coste final de las existencias que están en el inventario es necesario que las empresas utilicen algún método de control dependiendo de su actividad.
Los 5 métodos de control de inventarios que más se utilizan.
- Método ABC: Denominado también método 80/20 consiste en clasificar los productos en el almacén en tres categorías atendiendo a la importancia, cantidad y valor que representan en el inventario.
- Método FIFO o PEPS: (First in, first out: lo primero en entrar es lo primero en salir). Este método no tiene en cuenta la fecha de caducidad del producto, sino su fecha de entrada en el almacén.
- Método LIFO o UEPS: (Last in, first out: lo último en entrar es lo primero en salir). Se utiliza más para productos homogéneos, que no pierden valor y que no son perecederos.
- Método FEFO: (First expired, first out: lo primero en caducar es lo primero en salir). Es el método más utilizado cuando se trata de productos que por su fecha de caducidad requieren de una mayor rotación, evitando que se caduquen en el almacén.
- Método EOQ: (Economic Order Quantity: cantidad económica de pedido). Este método reduce los costos de inventario al igualar el coste de adquisición de un producto con el coste de mantenerlo en el inventario. Para ello es necesario conocer primero la demanda de dicho producto y generar un pedido únicamente cuando se agote el stock.
¿En qué consiste la gestión de inventario de equipos?
Las empresas que administran equipos porque lo alquilan o administran equipos dentro de su organización deben disponer de un inventario completo que les permita saber en todo momento la situación real de todo su equipo.
Esto es imprescindible para optimizar la gestión de mantenimiento en las empresas.
De esta forma, la empresa tiene el control del uso de sus equipos, la ubicación de cada uno de ellos si dispusiera de varios almacenes, la cantidad y la disponibilidad, evitando así errores en las reservas, pérdidas o la reducción del stock muerto, entre otras cuestiones.
A través del inventario las empresas pueden conocer también el estado de sus equipos y anticiparse a cambios, reposiciones o compras de nuevos equipos.
Esto supone una inversión importante para la empresa en tiempo, dinero y capital humano. Además, si para la base de datos se utilizan programas como Excel, se corre el riesgo de cometer errores al introducir los datos o a que se pierda información.
Afortunadamente, existen herramientas digitales que facilitan la administración del inventario de equipos, al permitir crear una base de datos de manera que las empresas puedan controlar en todo momento cómo se utilizan sus equipos y hacerles un seguimiento desde una única ubicación, aunque la empresa cuente con varias.
Estas herramientas además permiten tener un mayor control del stock, de los equipos nuevos y de los que se dan de baja, de los que están reparándose, de los que se han perdido, han sido sustraídos o no han sido devueltos dentro del plazo de alquiler.
¿Cómo solucionar los problemas de inventario?
Todas las empresas que almacenen sus productos necesitan utilizar una adecuada estrategia para gestionar su inventario.
Una mala gestión del inventario haría perder a las empresas mucho tiempo y dinero, además de terminar repercutiendo en el servicio al cliente.
Los cambios constantes a los que se ve sometido el mercado, sobre todo a raíz del auge del comercio electrónico, hace que las empresas tengan que resolver problemas de inventario para adaptarse a estos cambios y satisfacer las demandas de los nuevos clientes.
Consejos para resolver problemas de inventario
Estos son algunos consejos para poder solventar los inconvenientes más comunes de inventario a los que tienen que hacer frente las empresas:
Aumentar las plantillas
Para hacer frente a los nuevos retos y seguir siendo competitivas, las empresas no pueden seguir funcionando con una plantilla reducida y con poca formación.
Sobrecargar de trabajo a los empleados, además del normal descontento, puede traer consecuencias negativas para la empresa, como el aumento de los errores que se cometen.
Además, las nuevas tecnologías requieren de nuevos perfiles de trabajadores con una mayor y más específica formación.
Organizar eficazmente el almacén
Es fundamental evaluar y diseñar el almacén de tal manera que se obtenga la mayor eficiencia.
Dependiendo del sector de cada empresa y del tipo de mercancía se puede dividir el almacén por líneas de productos, por tipo de artículo, por referencias, etc.
También es importante a la hora de almacenar la mercancía tener en cuenta el peso, el volumen y el tamaño de los productos y el tipo de estanterías que se van a utilizar.
- Implementar programas informáticos y software para automatizar procesos.
Para poder minimizar los errores humanos y ser más productivas las empresas deben automatizar todo lo más posible sus almacenes.
El uso de tecnología punta, software y programas informáticos es la manera de optimizar las operaciones, reducir costes, aumentar la eficiencia, evitar accidentes laborales, reducir los tiempos de preparación de los pedidos, mejorar el servicio al cliente,…
En definitiva, atraer clientes y seguir creciendo.
Desde Escrapalia, te ofrecemos servicios especializados en la gestión y venta de excedentes de inventarios, productos obsoletos, equipos en desuso y devoluciones .
